Vor dem Meeting: Vorbereitung

Meetings sollen gut vorbereitet werden. Wir laden nicht für Meetings ein, ohne dass folgende Informationen im Voraus bereitgestellt werden. Einzige Ausnahme hier machen Blocker-Meetings.

• Ziele: Warum gibt es dieses Meeting? Sind nur die notwendigen Personen eingeladen? Optionale Einladungen können verwendet werden um jemandem zu signalisieren, dass sie selbst entscheiden darf, ob sie kommt.
• Agenda: Wie ist das Meeting aufgebaut und was erwartet die Teilnehmer? Ist Zeit für Social / Casual Talk eingeplant oder nicht? Die Agenda Punkte werden nach Relevanz priorisiert, dass notfalls Punkte gestrichen werden können (mehr dazu weiter unten).
• Dauer: Wie lange dauert das Meeting? Unbedingt an die Zeit halten! Falls nicht alle Punkte vom Agenda abgearbeitet wurden gibt es folgende Möglichkeiten:
  • Alle einigen sich darauf, das Meeting um eine feste Zeitspanne zu verlängern.
  • Ein neues Meeting wird geplant um fehlende Inhalte abzuarbeiten.
  • Fehlende Inhalte werden gestrichen.
  • => Unbedingt Speedy Meetings im Google Kalender aktivieren, damit das Meeting 5 oder 10 Minuten weniger lange dauert. Diese extra Zeit kann notfalls für die Planung aufgewendet werden. Normalerweise soll sie als Pause zum nächsten Meeting dienen.
• Vorbereitung: Was müssen die Teilnehmer ins Meeting mitbringen? Falls nichts spezifiziert ist, muss auch nichts mitgebracht werden.
• Pausen: Nach Pomodoro-Technik eine 5 Minuten Pause alle 25 Minuten einbauen. Das passt dann auch gut mit den Speedy Meetings von Google zusammen. Nach einer Stunde 10 Minuten oder 15 Minuten Pause.

Wichtig: Wenn Informationen bei der Einladung fehlen, bitte die Einladung ablehnen und dem Veranstalter mitteilen was fehlt. Wenn bis zum Meeting-Beginn nicht alle Informationen bereitgestellt werden, findet das Meeting nicht statt.

Während des Meetings

Während des Meetings werden Notizen geschrieben falls:

• Nicht alle relevanten Personen teilnehmen können. Damit können die Meeting-Notizen geteilt werden um die Personen auf dem Laufenden zu halten.
• Wichtige Entscheidungen getroffen werden. Damit diese dokumentiert sind.
• Die Informationen später für andere Personen relevant sein könnten.
• => Für regelmässige Prozess-Meetings wie Retrospektiven, etc. gelten eigene Regeln.

Als Einleitung eines Meetings soll kurz alles zusammengefasst werden, was vorbereitet wurde (Ziele, Agenda, Dauer, Vorbereitung, Pausen).

Zum Schluss des Meetings sollen die nächsten Schritte geteilt und festgehalten werden.

Nach dem Meeting: Nachbereitung

Folgendes soll als Nachbereitung erledigt werden:

• Meeting-Notizen im Team teilen.
• Nächste Schritte sicherstellen.